Чтобы правильно оформить документы, надо понимать, где описаны требования к оформлению.

К пояснительным запискам можно предъявлять требования двух стандартов:

• ГОСТ 2.105 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам»,
• ГОСТ 7.32 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».

Если не оговорено иного, я использую рекомендации ГОСТ 2.105 по двум причинам. Во-первых, 7.32 предъявляет и требования к структуре документа: к примеру, он должен обязательно содержать список исполнителей и реферат. Из этого следует, что многие пояснительные записки на сегодняшний день не удовлетворяют требованиям ГОСТа 7.32 — как минимум, в части структуры. Во-вторых, 7.32 большей частью повторяет требования 2.105.

Для технических документов, включая всё по автоматизированным и информационным системам, следует использовать требования ГОСТа 2.105.

ГОСТы устарели?

Есть мнение, что стандарты потеряли актуальность, потому что их писали для рукописных чертежей и печатных машинок. Сейчас все готовят документы на компьютерах, поэтому ГОСТы устарели. Это заблуждение опровергается тем, что нормативные документы периодически обновляют. Последнее изменение стандарта 2.105 проведено 18.07.2016-го года.

Источники стандартов

Если есть возможность, работайте с достоверными источниками. Ссылаться на книги, «оформленные по госту» или на автоматически распознанные документы «из Интернета» — непрофессионально.

Отсканированные оригиналы доступны на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии: 2.105—95 и 7.32—2001.